Manajemen Chat yang Mudah dan Terkendali untuk Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Bisa. Di pengaturan chat, Admin dapat menentukan jam kerja tertentu. Selain itu, Admin juga bisa mengatur balasan otomatis untuk jam di luar kerja agar bot secara otomatis membalas setiap pertanyaan pelanggan. Ini memastikan tidak ada pesan yang terlewat dan mencegah penalti akibat respon yang terlambat.

Bisa. Admin dapat menetapkan aturan waktu kerja yang:

• Mengutamakan chat yang belum ditugaskan dan telah tertunda lama, agar Admin terdorong untuk segera menetapkannya.

• Menetapkan batas waktu bagi agen untuk membalas chat yang sudah ditugaskan, sehingga percakapan yang belum terjawab dalam waktu lama diprioritaskan.

• Memberi notifikasi kepada Admin jika percakapan tidak dijawab melebihi batas waktu yang telah ditentukan.

Setelah chat ditugaskan, agen memiliki waktu 12 jam untuk memberikan balasan. Setelah periode ini berakhir, chat akan dialihkan kembali kepada agen lain dan Admin. Namun, hanya Admin yang memiliki wewenang untuk menetapkan ulang chat tersebut kepada agen lain.

Admin dapat menetapkan aturan untuk memprioritaskan chat yang belum ditugaskan berdasarkan lama waktu menunggu. Timer akan mulai berjalan begitu pelanggan mengirim pesan. Jika Admin belum menetapkan chat dalam jangka waktu yang ditentukan, chat tersebut akan otomatis dipindahkan ke bagian atas daftar percakapan Admin. Ini memastikan bahwa percakapan yang sudah lama dan belum ditugaskan tetap terlihat dan tidak terlewat.

Bisa. Admin dapat menetapkan aturan prioritas untuk chat yang belum dibaca atau belum dibalas. Waktu balasan mulai dihitung sejak chat ditugaskan. Jika agen gagal merespons dalam waktu yang ditentukan, percakapan tersebut akan otomatis naik ke bagian atas daftar mereka. Selain itu, sistem juga dapat dikonfigurasikan untuk mewajibkan agen menyelesaikan percakapan yang tertunda sebelum menangani percakapan baru.

Ya. Jika agen tidak merespons dalam batas waktu yang telah ditentukan, Admin dapat mengatur notifikasi untuk memberi peringatan. Setelah diberi tahu, chat tersebut akan muncul di bagian atas daftar chat Admin, memungkinkan mereka segera mengalokasikannya ulang demi memastikan respons yang cepat dan tepat waktu.

Di tab 'Ditugaskan kepada saya', terdapat chip filter cepat dengan label Belum Dibaca, Belum Dijawab, Dijawab Otomatis, dan Ditandai. Chip-chip ini menunjukkan jumlah chat dalam setiap kategori. Fitur ini membantu Admin dan agen untuk dengan cepat mengenali chat yang sudah dibaca tetapi belum dijawab, sehingga memastikan tidak ada pertanyaan pelanggan yang terlewat.

Agen dapat mengurutkan daftar chat berdasarkan “chat dengan waktu tunggu terlama.” Chat yang sudah menunggu paling lama—terutama yang belum dibaca atau dijawab—akan muncul di bagian atas, meskipun ada chat baru yang masuk. Ini memastikan chat yang paling penting tetap terlihat dan diprioritaskan.

Bisa. Di bawah tab "Ditugaskan kepada saya", agen dan Admin dapat memfilter chat berdasarkan saluran atau toko tertentu dalam saluran tersebut. Selain itu, tab "Semua Chat" juga menyediakan opsi filter berdasarkan saluran, toko, atau agen yang ditugaskan, sehingga memudahkan pengelolaan volume pertanyaan yang besar dari berbagai sumber.

Tentu bisa. Di jendela pop-up filter, toko-toko ditata berdasarkan saluran, masing-masing dilengkapi dengan ikon saluran. Tampilan visual ini memudahkan pengguna mengenali dan memilih saluran atau toko yang diinginkan dengan cepat, sehingga mempercepat proses pemfilteran chat.